Mengungkap Rahasia Di Balik Nomor Identitas Pegawai (NIP) Menggunakan Excel

 MlatenMania.com - Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil yang disingkat NIP adalah nomor yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, jenis kelamin CPNS/PNS, dan nomor urut CPNS/PNS.

Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil

NIP terdiri atas 18 (delapan belas) digit dengan urutan sebagai berikut:

• 8 (delapan) digit pertama adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun, bulan, dan tanggal lahir CPNS/PNS yang bersangkutan, dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing dua digit.

Contoh:
CPNS/PNS lahir tanggal 18 Agustus 1958, maka susunan delapan digit pertama adalah: 19580818

• 6 (enam) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS dengan ketentuan untuk tahun pengangkatan 4 (empat digit) dan untuk bulan pengangkatan pertama 2 (dua) digit.

Contoh:

CPNS/PNS diangkat TMT 1 April 1984, maka susunan enam digit berikutnya dimulai dengan tahun dan berikutnya bulan, adalah 19840401, untuk tanggal tidak dicantumkan karena setiap pengangkatan pertama pasti tanggal 1.

• 1 (satu) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan jenis kelamin CPNS/PNS yang bersangkutan yaitu angka 1 untuk Pria dan angka 2 untuk Wanita.
• 3 (tiga) digit terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut CPNS/PNS.

Pemberian NIP yang salah satu dari 15 (lima belas) angka pertamanya berbeda, maka nomor urutannya  selalu dengan nomor 001.

Contoh:

Amir sekorang PNS lahir 18 Agustus 1958, dan TMT CPNS 1 April 1984, jenis kelamin Pria, maka NIP nya adalah: 19580818 198404 1 001.

Pemberian NIP yang 15 (lima belas) angka pertamanya sama, maka nomor urutnya akan berlanjut.

Contoh:

Ani seorang PNS lahir 18 Agustus 1958, dan TMT CPNS 1 April 1984, jenis kelamin Wanita, maka NIP nya adalah 19580818 198404 2 001.

Apabila terdapat CPNS lain yang mempunyai tanggal lahir, bulan, tahun, TMT pengangkatan dan jenis kelaminnya sama, maka NIP nya menjadi: 19580818 198404 2 002.

Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil

1. NIP digunakan/dicantumkan dalam setiap mutasi kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang, misalnya keputusan pengangkatan CPNS/PNS, Kartu Pegawai (Karpeg), kenaikan pangkat, pengangkatan, pemindahan, pemberhentian dalam dan dari jabatan, pemindahan, pemberhentian, pensiuan dan mutasi kepegawian lainnya.
2. Untuk menyusun secara sistematis tata naskah kepegawaian berdasarkan urutan NIP.
3. Memudahkan pencarian dan pemeliharaan dokumen kepegawaian.
4. Untuk pelayanan gaji, pensiun, asuransi sosial, dan tabungan serta pelayanan lain yang bermanfaat bagi PNS.

Rumus Excel Untuk Mengetahui Data PNS Berdasarkan NIP

Berdasrkan penjelasn di atas mengenai NIP seorang PNS, maka kita bisa  memanfaatkan aplikasi Ms. Excel untuk mengetahui data PNS diantaranya adalah: Tahun, bulan dan tanggal lahir; Tahun dan bulan pengangkatan; dan jenis kelamin PNS yang bersangkutan. 

Dengan menggunakan rumus/formula sederhana di aplikasi Excel berikut kita bisa mengetahui data PNS seperti yang Saya jelaskan di atas:

Contoh data:

Tabel Data PNS

Pada gambar di atas, NIP dari PNS terletak di cell C2 dimana nantinya data tersebut yang akan kita gunakan sebagai acuan untuk mengetahui dari data PNS yang bersangkutan.

Pada cell berikutnya (D2) adalah tanngal lahir, cell (E2) adalah jenis kelamin dan cell (F2) adalah TMT pengangkatan.

Rumus Tanggal Lahir PNS

Rumus/formula yang bisa kita gunakan untuk mengetahui tanggal lahir dari PNS yang bersangkutan (cell D2) adalah sebagai berikut:

=IF(C2="";"-";DATE(MID(C2;1;4);MID(C2;5;2);MID(C2;7;2)))

Catatan: 

Agar di cell D2 bisa muncul format tanggal silahkan ubah terlebih dahulu, dengan cara klik kanan pada cell tersebut kemudian pilih format cells, kemudian klik pada pilihan date dan pilih sesuai dengan kebutuhan/keinginan masing-masing.

Rumus Jenis Kelamin PNS

Rumus/formula yang bisa kita gunakan untuk mengetahui jenis kelamin dari PNS yang bersangkutan (cell E2) adalah sebagai berikut:

=IF(MID(C2;15;1)="1";"Laki - Laki";IF(MID(C2;15;1)="2";"Perempuan";"-"))

Rumus TMT CPNS

Rumus/formula yang bisa kita gunakan untuk mengetahui TMT CPNS dari PNS yang bersangkutan (cell F2) adalah sebagai berikut:

=IF(C2="";"-";DATE(MID(C2;9;4);MID(C2;13;2);1))

Catatan: 

Agar di cell F2 bisa muncul format tanggal silahkan ubah terlebih dahulu, dengan cara klik kanan pada cell tersebut kemudian pilih format cells, kemudian klik pada pilihan date dan pilih sesuai dengan kebutuhan/keinginan masing-masing.

Hasila akhirnya adalah seperti berikut ini:

Tabel Data PNS

Demikian artikel mengenai Mengungkap Rahasia Di Balik Nomor Identitas Pegawai (NIP) Menggunakan Excel, mudah-mudahan apa yang sudah Saya sampaikan pada kesempatan ini bisa bermanfaat untuk semuanya. Sekian dan terimakasih.